EU:n tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018 ja se vaikuttaa kaikkiin tahoihin, jotka käsittelevät henkilötietoja osana toimintaansa ? myös yhtiöömme Eurofins Viljavuuspalveluun, joka suorittaa laboratorioanalyysi- ja asiantuntijapalveluita asiakkaidensa toimeksiannosta.
Tässä dokumentissa kerromme missä roolissa Eurofins Viljavuuspalvelu käsittelee henkilötietoja ja toisaalta mitä keskeisiä tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita noudatamme toiminnassamme. Tietosuoja-asetuksen voimaan astuminen ei edellytä jäljempänä esitetyin perustein palveluitamme koskevia sopimusmuutoksia, vaan tämän sopimusliitteen hyväksyminen asiakkaamme ja organisaationne edustajina kattaa asetuksen vaatimukset.
Eurofins Viljavuuspalvelun Oy:n rooli rekisterinpitäjänä
Eurofins Viljavuuspalvelu Oy on ammattimainen laboratorioanalyysi- ja asiantuntijapalveluita tuottava yhtiö, jonka akkreditoitu laboratoriotoiminta perustuu SFS-EN ISO/IEC 17025 standardin periaatteisiin ja vaatimuksiin.
Asiakkaidemme toimeksiantojen suorittamisessa käsittelemme henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä: keräämme asiakastietoja omiin rekistereihimme ja määrittelemme itse henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietoja käsitellään muun muassa analyysipalveluiden tarjoamiseen, näiden palveluiden tuottamiseen, analyysitulosten raportointiin sekä asiakasviestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös asiakaspalautteiden käsittelyyn, asiakastilaisuuksien järjestämiseen sekä muihin Eurofins Viljavuuspalvelu Oy:n henkilötietorekisterin tietosuojaselosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin
Henkilötietojen käsittelytarkoitus sekä tieto rekisterimme tietosisällöstä, lähteistä ja muista henkilötietojen käsittelyperiaatteista mukaan lukien suojausperiaatteet sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen on kuvattu EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämässä rekisteriselosteessa sekä asiakasrekisteriselosteessa, joka on julkaistu yhtiömme verkkosivuilla osoitteessa https://www.eurofins.fi/analyysipalvelumme/agro/tietosivut/yritys
Eurofins Viljavuuspalvelu Oy:n velvollisuudet itsenäisenä rekisterinpitäjänä, mukaan lukien asiakas-/ henkilötietojen säilyttämiseen liittyvät velvoitteet, pysyvät voimassa myös Eurofins Viljavuuspalvelun ja asiakastahon laboratorioanalyysi- ja asiantuntijapalveluita koskevan sopimuksen päätyttyä.
Eurofins Viljavuuspalvelun yhteistyökumppanit ja alihankkijat
Yleisten myynti- ja toimitusehtojensa mukaisesti, Eurofins Viljavuuspalvelulla on oikeus käyttää yhteistyökumppanina ulkopuolista palveluntuottajaa laboratorioanalyysi- ja asiantuntijapalveluiden tarjoamiseen, kuten esimerkiksi sellaisen analyysipalvelun tarjoamiseksi joka ei kuulu Eurofins Viljavuuspalvelun oman akkreditoidun laboratorion palvelutarjontaan. Eurofins Viljavuuspalvelu voi tällöin siirtää henkilötietoja yhteistyökumppanilleen, joka käsittelee henkilötietoja Eurofins Viljavuuspalvelun lukuun käsittelijöinä.
Eurofins Viljavuuspalvelun ja asiakkaan velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä
Osapuolten velvollisuudet määräytyvät henkilötietolainsäädännön ja erityisesti EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen (2016/679) perusteella seuraavia periaatteita noudattaen:
- henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja läpinäkyvästi;
- henkilötietoja on käsiteltävä ennalta määrätyn käyttötarkoituksen mukaisesti;
- henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja päivitettyjä sekä asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa tietojen käsittelytarkoituksiin;
- tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten, ja tietoja käsitellään tietoturvallisella tavalla.